Bréfadagbók er ætluð til skráningar á bréfum, sem berast viðkomandi aðila, embætti eða stofnun, í þeirri röð sem bréfin koma. Stundum var um að ræða ákveðna flokkun í bréfadagbókum, t.d. 1) bréf frá einstökum embættum voru skráð á sérstakar síður eða hluta úr síðum í bréfadagbókinni eða 2) efnisflokkaða bréfadagbók, sem fór eftir hlutverki embættisins og aðstæðum. Efnisflokkaðar bréfadagbækur hafa síðan tekið völdin.
Í bréfadagbók er skráð: komudagur bréfs, ritunardagur bréfs, heiti sendanda, stuttur efnisútdráttur úr bréfinu og (stundum) gerð grein fyrir afgreiðslu með dagsetningu svars.
Bréfadagbækur komu til sögunnar á Íslandi síðla á 18. öld. Margir embættismenn byrjuðu að halda slíkar bækur árið 1803 eða þar um bil. Biskupinn yfir Íslandi varð þó aðeins fyrri til eða árið 1800. Sumir prestar fóru að halda bréfadagbækur snemma á 19. öld, en aldrei varð það almenn venja. Slíkar bækur eru til úr öllum prófastsdæmum. Í Rangárvallasýslu hefst slík bók árið 1812, en annars staðar síðar. Líklegt að bækur hafi glatast og óvíst hversu vel þessu var sinnt, þegar kom fram á 20. öld.
Á síðari tímum hafa send bréf einnig verið skráð í bréfadagbækur, en slíkt hefur ekki verið algengt hjá prestum eða próföstum. Skýrslubækur þær, sem nefndar eru undir bréfabók eru í raun bréfadagbækur.
Í starfsreglum, sem Kirkjuþing setti 10. desember 1998, kemur víða fram misskilningur á orðinu bréfabók. Má þar nefna eftirtalin dæmi:
1) Síðari málsgrein 23. greinar um úrskurðar- og áfrýjunarnefndir þjóðkirkjunnar hljóðar þannig:
Nefndin (þ.e. úrskurðarnefnd) skráir innkomin bréf og erindi í sérstaka bréfabók og varðveitir í möppu. Útsend bréf skulu skráð og varðveitt með sama hætti.1Stjórnartíðindi 1998 B, bls. 2153.
2) Og þegar segir í d. lið 25. greinar starfsreglna prófasta: „prófastur færir bréfabók“, mun örugglega átt við bréfadagbók.2Stjórnartíðindi 1998 B, bls. 2170.
Þessi ákvæði um „bréfabók“ voru að öllum líkindum sett með hliðsjón af upplýsingalögum nr. 50/1996, 24. maí.3Stjórnartíðindi 1996 A, bls. 131-136.