Bréf

Bréf (latína breve) táknaði upphaflega ákveðinn minni háttar samning frá skrifstofu páfa. Í norrænum textum frá síðmiðöldum leysti það af hólmi latneska orðið littera. Orðið bréf var síðar notað um öll skrif, sem gerð voru á miðöldum. Greint var milli opinna bréfa, sem höfðu réttarlegt gildi, svo sem samninga (kaupbréfa t.d.) og lokaðra bréfa (missiv, af latneska orðinu missiva), sem fyrst og fremst voru bréf háyfirvalda (konunga og fursta) til embættismanna sinna. Hér við bætast svo hin eiginlegu einkabréf.¹Erik Kroman, „Brev“, Kulturhistorisk leksikon for nordisk middelalder II, dálkar 226-228; Johan Agerholt, „Missiv“, Kulturhistorisk leksikon for nordisk middelalder XI, dálkar 650-651.

Á síðari öldum hefur það tíðkast, að orðið bréf sé notað um skjal, sem uppfyllir ákveðin, formleg skilyrði. Þau eru: ávarp, texti, kveðja, ritunarstaður, dagsetning og nafn bréfritara. Röð nokkurra þessara atriða getur verið breytileg, og komið getur fyrir, að sleppt sé ritunarstað, dagsetningu, kveðju eða jafnvel ávarpi. Skjal, sem uppfyllir þessi skilyrði, kallast bréf/aðalbréf, þótt textinn sé innihaldslítill, sé t.d. tilkynning um sendingu skjala, sem skipta í raun meginmáli en nefnast þá fylgibréf/fylgiskjöl.

Þegar skoðuð eru bréf presta og prófasta, þarf að hafa í huga gang mála um stéttina sem heildar. Þegar biskup skrifaði prestum sínum til um mál, sem vörðuðu embættismál almennt eða einhverja embættisheild, t.d. prófastsdæmi, skrifaði hann próföstunum, ekki prestum. Hver prófastur skrifaði síðan prestum í prófastsdæmi sínu, ekki hverjum og einum heldur aðeins eitt bréf að jafnaði, sem síðan gekk milli prestanna eftir vissum reglum, umburðarbréf/dreifibréf (circulaire).²Sjá t.d. Lovsamling for Island II, bls. 657 (29. grein). Skyldu prestar rita á bréfin nöfn sín og dagsetningu, þegar bréfið kom þeim í hendur. Þessi bréf áttu prestar að færa í endurritabækur sínar.³Lovsamling for Island II, bls. 657-658. Umburðarbréfin hurfu úr sögunni á 20. öld, þegar fjölföldunartækni kom til sögunnar og hægt var að senda hverjum og einum dreifibréf. Eitthvað virðast prestar hafa verið hirðulitlir um að framsenda umburðarbréfin því að árið 1782 birtust strengileg, konungleg fyrirmæli um áframsendingu slíkra bréfa, að viðlögðum sektum.⁴Alþingisbækur Íslands XVI, bls. 141-144 (sjá einkum 2. lið).

Undirmenn rituðu beint til yfirboðara sinna, prófastar voru eins og fyrr segir milligöngumenn presta og biskups. Þá skrifuðu biskup og prófastar beint til presta varðandi einstök mál og embættisfærslu þeirra sem einstaklinga.

Varðveisla á afritum bréfa, sem embættismenn sendu frá sér, hefur löngum verið misjöfn. Sjá Bréfabók.

Röðun og frágangur bréfa í skjalasöfnum presta og prófasta er með ýmsum hætti. Hjá prestum er fremur lítið af varðveittum bréfum öðrum en innfærðum í endurritabækur. Allnokkuð er af bréfum í skjalasöfnum prófasta. Frágangur þeirra er misjafn, þeim er raðað samkvæmt bréfadagbókum, í hlaupandi númeraröð (bréfin númeruð), eftir árum, ellegar þeim er dengt saman.

Annars hefur samhaldssemi á bréf verið misjöfn eftir einstaklingum og embættum. Gera má ráð fyrir, að upplýsingalög nr. 50/1996, 24. maí, hafi ýtt undir varðveislu skjala, en nú (20117) gilda upplýsingalög nr. 140/2012, 28. desember.⁵Stjórnartíðindi 1996 A, bls. 131-136; Vef. http://www.althingi.is/lagas/144b/1996050.html, sótt 25. september 2017; Vef. https:// www.althingi.is/lagas/nuna/2012140.html, sótt 20. nóvember 2017.